Drei Kundenkalender, ein privater Kalender und ständig die Angst vor Doppelbuchungen – kennst du das? Warum Kalender synchronisieren für Freelancer nicht einfach nur nervig, sondern auch datenschutzrechtlich heikel ist.

Halli, Hallo. Willkommen. Eine neue Folge „Go Crazy, der Podcast. Hier geht es alles außer

Schubladen. Ich habe euch in der letzten Folge kurz vom Kalenderbuttler erzählt und ich habe euch

versprochen, dass ich noch mal ein bisschen genauer erzähle, was der Kalender Butler ist, für wen der

überhaupt gedacht ist, was der kann. Und das möchte ich jetzt auf jeden Fall nachholen. Also kurz

vorab: Ich bin eigentlich, eigentlich keine Softwareentwicklerin und da gibt es auch eine schöne

Geschichte zu. Ich habe damals die Schule gewechselt, mitten im Schuljahr und bin in eine Schule

gekommen, da gab es dann AGs und ich hatte die Möglichkeit, auszuwählen zwischen Informatik und

… Nein, eigentlich waren wirklich nur noch Plätze in der Informatik AG frei. Es gab noch Handarbeiten

und Kochen. Ich fand eigentlich gar nichts von den dreien toll. Bin also in die Informatik AG gegangen

und saß neben einer Mitschulderin Die erzählte mir: „Hey, hier, schau mal, hier habe ich einen

Taschenrechner programmiert und so läuft der, da muss ich hier was eingeben und dann passiert da

die Berechnung. Das habe ich alles selbst gemacht. Und das Einzige, was ich sah, war ein schwarzer

Bildschirm mit grüner Schrift, mit mehr oder minder kryptischem Code, den ich nicht verstanden habe.

Und ich fühlte mich überhaupt nicht abgeholt. Ich fühlte mich so verloren in dieser Doppelstunde,

dass ich gesagt habe: „Das geht nicht, das kann ich nicht machen. Die anderen haben ein halbes Jahr

Vorsprung und möglicherweise bin ich auch einfach zu dumm für so was und durfte dann tatsächlich

in die eigentlich schon volle Koch AG wechseln. Oh mein Gott! Und dann habe ich da gekocht, lieber

ein halbes Jahr gekocht, als ein halbes Jahr Informatik zu machen Na ja, gut, ich war halt noch jung.

Ich war halt noch sehr klein. Das ist eigentlich keine Entschuldigung, aber ja gut, ich habe es einfach

nicht verstanden. Ich habe gedacht, nein, das kriege ich nicht hin. Hätte man mir also zu dieser Zeit

gesagt, dass ich mal irgendwann Software entwickeln würde, hätte ich demjenigen Vogel gezeigt.

Aber tatsächlich ist ja heute alles so möglich, dass ich mich mit meiner KI, dem Claude,

zusammensetzen kann und er mir wirklich alles erklärt. Also Ich glaube, tatsächlich in den letzten

Monaten, während ich die Software entwickelt habe, war mein wichtigster Prompt „Erkläre mir das

genauer. Ich habe jetzt PHP gelernt. Das ist der Wahnsinn. Jetzt kann ich tatsächlich programmieren

und habe ganz viel mit der KI zusammengearbeitet, damit er mir erklärt, was gibt es denn so alles?

Denn dann brauche ich nicht zu recherchieren. Ich muss nicht hergehen und mir alle möglichen

Funktionen und Bibliotheken und was weiß ich nicht alles suchen, Sondern ich kann mich mit ihm

darüber unterhalten: „Hey, ihr das und das möchte ich erreichen. Gibt es dafür schon eine Bibliothek?

Wie könnte ich das in einer Funktion abbilden? Er erklärt mir das und dann kann ich es einfach

umsetzen. Also dieser ganze Rechercheaufwand oder hinterher Testing, mal drübergucken, „Schau

mal, macht der Code so Sinn? Das fällt alles ganz, ganz schnell zusammen, denn da muss ich

überhaupt nicht mehr lange suchen, mit anderen Menschen arbeiten, die zeitlich immer irgendwie

anders eingebunden sind. Also es ist wirklich praktisch. So, was ist der Kalenderbuttler jetzt und was

tut der? Dafür muss ich ein bisschen ausholen. Ich bin Freelancerin seit etwas über 15 Jahren. Das

heißt, ich bin immer in verschiedenen Projekten und arbeite da an den Unternehmensinhalten mit. Das

heißt, ich muss irgendwie auf deren Infrastruktur zurückgreifen, auf deren Ordner, in den sie

Dokumente speichern. Ich bekomme da einen E-Mail-Client, also wahrscheinlich meist ist es Outlook

gewesen, habe dann da eine eigene E-Mail-Adresse, so eine selma. External@firmname. Com, so was

und habe dann natürlich Sie auch immer einen eigenen Kalender.

Den Zugang bekomme ich entweder in einem physischen Rechner. Also tatsächlich gibt es sehr viele

Kunden, die mir am Anfang eines Projekts einen Laptop in die Hand drücken, einfach weil es für sie

einfacher ist, den auf ihre Sicherheit Standards zu bringen. Da müssen Sie nicht gucken: Ist mein

Rechner dazu überhaupt in der Lage? Hat der schon irgendwelche Vorbearbeitungen, weil ich mal in

einem anderen Projekt gearbeitet habe und die Policies decken sich nicht? Oder Sie können auch

sicher sein, dass ich dann da nichts installieren kann. Das können Sie mir auf meinem eigenen

Rechner natürlich nicht verbieten, weil ich da den Admin-Zugang habe. All solche Dinge. Also drücken

Sie mir ganz häufig einen Rechner von sich in die Hand und damit kann ich arbeiten. Oder ich

bekomme so einen Virtual Desktop, dann habe ich einen Zugang über VPN, melde mich da an und

habe dann eben einen virtuellen Rechner, den ich aber über meinen eigenen steuern kann. Da sind die

Sicherheitsbestimmungen der Firma Haben auch eingehalten. Das ist auch alles in Ordnung für Sie.

Heißt aber, ich bin immer in einer isolierten Umgebung, wenn ich mit Mails und gerade mit

Kalendereinträgen arbeite. Ich arbeite also nicht in meinem eigenen Kalender.Natürlich will ich nicht und habe da immer einen eigenen Kalender bei dem Kunden im Projekt. Das ist

im Grunde recht praktisch, denn die Ansprechpartner bei meinem Kunden, die buchen darüber

natürlich ihre Termine. Wenn es einen Jour fix geht und jemand guckt dann, wann hat die Stephanie

Zeit, dass wir uns da regelmäßig treffen, schaut er in meinen Kalender beim Kunden selbst und bucht

da eben einen Termin, stellt einen Termin ein. Wenn er sich mal kurz mit mir unterhalten will, wenn es

irgendetwas als Deadline gibt, wenn es einen Town Hall Termin gibt. Also für alle möglichen Arten von

Terminen gucken die Ansprechpartner meiner Kunden immer in den Kundenkalender, denn natürlich

zu meinem Privaten haben sie gar keinen Zugang. Das Dumme ist nur, dass ich in meinem privaten

Kalender Termine habe, die ich natürlich in meinem Kundenkalender so nicht habe. Ich müsste mich

ja zu Anfang eines Projekts hinsetzen und alle meine privaten Termine initial einmal dahin übertragen

und wenigstens anonym blocken, denn niemand muss wissen, wann ich zum Zahnarzt gehe oder was

ich jetzt gerade mache. Also muss ich zusehen, dass ich alles irgendwie in den anderen Kalender

übertrage. Andersrum natürlich genauso: Wenn ich beim Kunden Termine habe, dann möchte ich

auch, dass in meinem privaten Kalender die Zeiten wenigstens geblockt sind.

Eben damit so was nicht passieren kann, dass ich mich mit Freunden verabredet zum Kaffee und

dann erst merke: „Oh Mist, da habe ich eigentlich einen Kundentermin, der kann ich gar nicht

weggehen. Das ist bei einem Projekt immer noch ganz okay. Ich glaube, da kriegt man das manuell

sogar hin, auch wenn man sich manchmal ärgert, weil da Termine verschoben werden, weil es da

recht kurzfristig neue gibt und es wird einfach irgendetwas abgesagt. Und na ja, Manchmal steht man

da und hat es gar nicht mitgekriegt. Blöder ist, wenn man nicht dasteht, obwohl man eigentlich da

sein sollte. Solche Dinge können passieren, aber mit einem Kundenprojekt ist das oft noch gar nicht

so schlimm. Richtig witzig wird es erst, wenn man wenigstens ein zweites Projekt hat, denn dann hat

man mindestens drei Umgebungen, die eigene und die der beiden Kunden, Kunde A und Kunde B.

Jetzt möchte Kunde A wieder einen Termin buchen für irgendeine kurze Absprache. Schaut in den

Kalender, den ich bei Kunde A habe und sieht: „Mensch, Montag 10 bis 11 Uhr ist frei. Das buche ich

mal. Jetzt habe ich aber bei Kunden B da schon einen Termin. Der ist schon geblockt, aber Kunde A

weiß davon nichts, denn er hat natürlich keinen Zugriff auf den Kalender von Kunden B.

Also müsste ich auch da hergehen und alle Blöcke, die ich von Kunden B habe, in den Kalender von

Kunde A als anonymen Block eintragen. Ich müsste ihn auch in meinen privaten Kalender eintragen

und damit da auch die Zeiten blocken. Das Blöde ist, die Termine einfach weiterzuleiten, ist

tatsächlich datenschutzrelevant. Das ist nicht so einfach möglich. Darüber müssen wir uns mal

Gedanken machen. Ich kann nicht von Kunden A den Termin einfach an Kunden B weiterleiten und

andersherum. Denn dann kommt mein Account des jeweiligen Kunden in der Teilnehmerliste des

Termins vor. Also wenigstens eine andere Person, nämlich die, die eingeladen hat auf der anderen

Seite, sieht: „Mensch, Die Einladung wurde weitergeleitet an einen Account bei Kunden B und das

heißt, dass schon alleine das Geheimnis darüber, wer in meiner Kundenliste ist, damit nicht mehr

gewahrt ist. Wenn ich einen Einzeltermin weiterleite, dann sieht das vielleicht nur ein Mensch. Wenn

ich ein Town Hall Meeting weiterleite, dann können das möglicherweise 300, 400 Menschen sehen,

dass ich auch einen Account bei Kunden B habe, also wahrscheinlich mit Kunden B

zusammenarbeite. Das Das geht nicht. Das ist … Ein Gründer brauchen wir da nicht diskutieren. Das

geht einfach nicht. Ich muss also anonyme Blöcke in meinem Kalender haben.

Und hier kommt der Kalenderbutler ins Spiel. Der Kalenderbutler ist eine Software, die in der Mitte wie

eine Blackbox steht. Es kommt ein Termin von Kunde A rein. Der Kalenderbutler wird einfach

eingeladen wie ein ganz normaler, weiterer Teilnehmer, macht daraus einen neuen Termin. Der

schickt den also nicht einfach weiter, der baut den nach, macht aber einen anonymen Betreff und

schneidet alles ab, was nicht weitergeleitet werden muss. Alle weiteren Empfänger des Termins. Also

wenn bei Kunde A der Martin Müller und die Bärbel Baur Und die Cecilie, Nachname mit C, du weißt

schon, also da sind ganz viele Leute mit drin, die würden auch alle weitergeleitet werden. Das passiert

eben mit dem Kalender Butler nicht. Der baut das ohne weitere Ihrer Empfänger nach. Der nimmt auch

den Betreff weg. Wenn da steht „Infinien Budgetplanung, dann wirst du natürlich auch bei Kunden B

jeder Mensch: „Oh, Kunde A ist „Infinien. Das ist also auch nicht so drin. Das heißt, ich kann einen

anonymen Betreff dort setzen und kann sagen, alle die Termine, die von Kunden A kommen, die haben

den Betreff „1, „123. Also einfach nur etwas ganz Anonymes, irgendetwas, was ich mir merken kann,

von dem ich weiß: „Ah, wenn der 123 steht, das ist die Kundennummer von Kunden A.Also weiß ich, ich muss mich in die Umgebung von Kunden A bewegen. Und wenn der 234 steht, dann

ist das immer der Betreff, Kundennummer, für Kunde B. Also wenn da ein Termin mit 234 steht, dann

muss ich mich in die Umgebung einloggen bei Kunden B. Und so macht er das eben für einen

Einzeltermine, für Serientermine, für Absagen, für Verschiebungen, für alles Mögliche. Und man muss

nur noch hergehen und diesen Termin in den anderen Kalendern annehmen. Auch das geht mit

manchen Programmen automatisch, dass man sagt, immer Termine, die vom Kalenderbadler

kommen, denn die habe ich ja nur weitergeleitet, wenn ich sie auch wirklich annehmen will, dann

nehmen die mal automatisch an und dann ist der Kalender sofort geblockt. Das heißt, meine anderen

Kundenkalender sehen so aus, dass die eigenen Termine innerhalb der Umgebung von Kunde A

beispielsweise immer die Betreffzeilen haben, wie sie auch eingeladen wurden von mir oder von

anderen. Die Termine, die geblockt sind für andere Kunden oder privat, die haben dann zum Beispiel

die Kundennummer als Betreff. Das ist etwas, was nur mir selbst etwas sagt. Da ist keine Information

drin, die für irgendwen was Sprechendes ist, wo sich irgendjemand was zusammenreimen kann.

Der Kalenderbutler ist derjenige, der eingeladen hat. Es stehen keine weiteren Namen, keine weiteren

Details, keine Zugangsdaten da. Es ist einfach nur ein geblockter Termin in meinem Kalender. Kunde

A weiß dann: Na ja gut, da ist sie einfach geblockt mit irgendetwas, was ich nicht weiß, aber das ist

egal. Sie ist zu dieser Zeit einfach nicht verfügbar. So einfach kann das sein und seitdem ich den

habe, kann ich ganz entspannt morgens in den Tag starten. Denn seien wir mal ehrlich, was das

Problem ja häufig ist, ist, wir überlegen uns: „Oh, habe ich jetzt wirklich hier alle Termine? Habe ich

irgendwas verpasst? Mist, hier muss ich mich erst mal anmelden. Übers VPN, dauert das fünf

Minuten? Wie mache ich das jetzt am besten? „oh nein, hier ist eine Doppelbuchung. Ich habe es

einfach nicht mitgekriegt. Jetzt muss ich den irgendwie verschieben. Also es ist einfach nur Stress

und diesen Stress mache ich mir nicht mehr. Da habe ich keine Lust drauf. Im Grunde habe ich also

ein Tool entwickelt, das ich gerne nutzen möchte und das ich mir tatsächlich schon lange gewünscht

habe. Und als ich damit vor ein paar Monaten angefangen habe, habe ich dann auch ein paar Kollegen

davon erzählt und die waren sofort Feuer und Flamme.

Also einer von denen sagte so was Es gibt so einen Meme von, was ist das? Simpsons oder so, dass

jemand wedelt mit Geldscheinen und das Meme, der Text lautet dann: Shut up and take my money.

Also das ist im Grunde genommen ganz süß. Ich glaube, dass viele Menschen genau so was gesucht

haben. Die Kollegen sind dann Tester geworden und haben mir wunderbares Feedback gegeben, was

noch nicht so intuitiv war, auch wenn irgendetwas noch nicht funktioniert hat. Ich konnte das dann

ganz wunderbar beheben und habe den Kalender Butler immer weiterentwickelt. Jetzt ist er am

letzten Freitag, nein, am letzten Mittwoch, Mittwoch ist er live gegangen. Ich habe 50 Menschen erst

einmal auf die Plattform draufgelassen. Plattform hoch witzig, auf die Plattform drauf gelassen,

damit ich sicher sein kann, dass wirklich alles gut funktioniert. Also ich möchte die Protokolle lesen.

Das ist zwar alles anonym, aber ich kann natürlich sehen, sind wirklich so viele Termine reingegangen,

wie sie dann rausgehen sollten? Hat das alles funktioniert? Gibt es irgendwelche Fehlermeldungen?

Aber tatsächlich läuft jetzt nach einer Woche alles wunderbar stabil. Es ist echt Luft nach oben. Das

ist momentan skalierbar auf 15. 000 Menschen. Da muss ich eine kleine Codeanpassung vornehmen,

nehmen.

An die mache ich mich jetzt. Den nächsten Soft Launch oder Past Launch, ich weiß gar nicht, wie man

das nennt. Also die nächsten Menschen dürfen am nächsten Freitag auf die Plattform drauf. Heute ist

Mittwoch, der 22. Oktober. Am Freitag lasse ich die nächsten 50 Menschen drauf, damit auch die

gucken können, ob und ich beobachten kann, ist da wirklich alles in Ordnung? Und dann mache ich die

Türen endgültig auf für alle. Wenn du dir das auch schon immer gewünscht hast, dann schau dir doch

mal bitte die Seite an, kalenderbuttler. Com. Ich verlinke dir den in den Show Notes. Und wenn du

dabei sein möchtest bei den nächsten 50, dann schreib mir einfach. Auf der Seite ist ein Button, da

kriegst du einfach drauf, das ist so ein Mail-to-Button. Du brauchst die Mail nur abschicken. Ich habe

dann eine Mail-Adresse und komme auf dich zu. So, jetzt weißt du, was der Kalenderbutler ist. Du

weißt, was er tun kann. Er macht dir einen ganz entspannten Tag, weil du überall gepflegte Kalender

hast. Und wenn ich dich da sehe, freut mich das dir, denn vielleicht ist das genau etwas, was du

gesucht hast. Ich wünsche dir viel Spaß, hab einen guten Tag und bis bald.